Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website, bei der Nutzung der App Flowwy (macOS, Windows und Linux) und beim optionalen Dienst Flowwy Cloud verarbeitet werden. Kurz gesagt: so wenig wie möglich. Spracherkennung und KI-Bereinigung laufen in der App standardmäßig auf Ihrem Gerät; Daten verlassen das Gerät nur in den unten beschriebenen Fällen.

1. Verantwortlicher

Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist Florian Wartner, erreichbar unter der oben genannten Anschrift und E-Mail-Adresse.

2. Diese Website

flowwy.dev ist eine statische Website. Die Informationsseiten setzen keine Cookies, enthalten keine Kontaktformulare und laden keine externen Schriften oder Inhalte von CDNs: Alle Schriften, Skripte und Grafiken werden vom selben Server ausgeliefert wie die Seite selbst. Webanalyse findet nur mit Ihrer Einwilligung statt (siehe Webanalyse mit Umami). Nur die Kontoseiten von Flowwy Cloud setzen technisch notwendige Cookies (siehe Abschnitt 4).

Hosting

Die Website, der Update-Server und Flowwy Cloud laufen auf einem eigenen Kubernetes-Cluster der Pixel & Process UG. Die Server dafür mieten wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Server stehen im Rechenzentrum in Falkenstein (Deutschland), Sicherungskopien liegen im Objektspeicher von Hetzner in Nürnberg (Deutschland). Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet dabei nicht statt.

DNS

Die Nameserver für flowwy.dev betreibt Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare beantwortet nur DNS-Anfragen, also die Frage, unter welcher IP-Adresse die Website erreichbar ist. Der Datenverkehr der Website läuft nicht über Cloudflare: Ihr Browser verbindet sich direkt mit unserem Server. Eine DNS-Anfrage stellt in der Regel nicht Ihr Gerät selbst, sondern der DNS-Resolver Ihres Internetanbieters; Cloudflare erhält dann dessen IP-Adresse und den angefragten Namen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen und gegen Angriffe geschützten Namensauflösung. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Datenschutzerklärung: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Server-Logdateien

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Webserver technisch zwangsläufig Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die angeforderte Datei und den User-Agent (Browser und Betriebssystem), um die Seite auszuliefern. Zugriffsprotokolle (Access-Logs) mit diesen Daten speichern wir für flowwy.dev und updates.flowwy.dev nicht. Technische Fehlermeldungen der Server, die in Ausnahmefällen eine IP-Adresse enthalten können, werden in unserem eigenen Protokollsystem auf demselben Cluster gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und stabilen Betrieb der Website.

Webanalyse mit Umami

Wenn Sie zustimmen, zählen wir mit Umami, wie diese Website genutzt wird. Umami betreiben wir selbst: Anbieter ist die Pixel & Process UG (haftungsbeschränkt), der Dienst läuft unter analytics.pixelandprocess.de auf von uns gemieteten Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg (Deutschland). Ohne Einwilligung wird das Umami-Skript nicht geladen und es findet keine Verbindung zu analytics.pixelandprocess.de statt.

Verarbeitet werden anonymisierte und zusammengefasste Angaben zu Seitenaufrufen: aufgerufene Seite, Referrer (die zuvor besuchte Seite), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Land. Umami setzt keine Cookies. Ihre IP-Adresse wird nur kurzzeitig verwendet, um das Land und eine anonymisierte Sitzungskennung zu ermitteln, und nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die zusammengefassten Statistiken speichern wir, solange wir sie für die Verbesserung der Website benötigen.

Ihre Auswahl speichern wir im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, mit Versionsnummer und Zeitpunkt, damit wir nicht bei jedem Besuch erneut fragen. Das ist für die Speicherung Ihrer Einwilligung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ bzw. „Privacy settings“ unten auf jeder Seite. Sendet Ihr Browser „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“, werten wir das als Ablehnung.

3. Die App Flowwy

Flowwy verarbeitet Audio und Text auf Ihrem Gerät. Spracherkennung und die optionale KI-Bereinigung laufen standardmäßig lokal; Verlauf, Einstellungen, Wörterbuch, Snippets und Notizen speichert die App in einer lokalen Datenbank (SQLite) auf Ihrem Gerät. Audio wird nie an Pixel & Process oder an Dritte übermittelt. Die App enthält keine Telemetrie, keine Absturzberichte an uns und keine Werbe- oder Analysedienste. Auf diese lokal gespeicherten Daten haben wir keinen Zugriff; Sie können sie in der App oder durch Deinstallation jederzeit löschen.

Netzwerkverbindungen baut die App nur in drei Fällen auf: wenn Sie ein Modell herunterladen, bei der Suche nach Updates und, wenn Sie angemeldet sind und es einschalten, für Flowwy Cloud. Text, den Flowwy in andere Programme einfügt, verarbeiten diese Programme nach ihren eigenen Bedingungen.

Netzwerkprotokoll in der App

Jede Netzwerkanfrage der App wird mit Ziel, Zweck und Datenmenge in einem lokalen Protokoll festgehalten, das Sie in der App unter Einstellungen → Privacy → Network requests einsehen können. Dieses Protokoll bleibt auf Ihrem Gerät.

Modell-Downloads

Sprachmodelle werden von Hugging Face (Hugging Face, Inc., USA) heruntergeladen, und zwar nur, wenn Sie den Download in der App selbst starten. Dabei erhält Hugging Face, wie bei jedem Download, Ihre IP-Adresse und die Anfrage. Wir übermitteln Hugging Face keine weiteren Daten. Für diese Verarbeitung ist Hugging Face selbst verantwortlich; es gilt deren Datenschutzerklärung: https://huggingface.co/privacy.

Updates

Flowwy fragt beim Update-Server von Pixel & Process (updates.flowwy.dev) nach, ob eine neue Version verfügbar ist: etwa 30 Sekunden nach dem Start und danach alle 6 Stunden, außerdem wenn Sie in den Einstellungen auf „Check now“ klicken. Ist ein Update verfügbar, wird es erst heruntergeladen und installiert, wenn Sie das in der App bestätigen; der Download kommt ebenfalls von updates.flowwy.dev. Der Update-Server erhält dabei technisch zwangsläufig Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt und einen allgemeinen User-Agent der Update-Komponente. Beim Download eines Updates ergibt sich aus der angeforderten Datei, für welches Betriebssystem es bestimmt ist. Audio, Text, Konto- oder Gerätekennungen werden nicht übertragen. Der Update-Server führt keine Zugriffsprotokolle; die Daten werden nur verarbeitet, um Updates auszuliefern, und nicht gespeichert.

Der Update-Server läuft auf unserem Cluster bei Hetzner in Deutschland (siehe Hosting).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Fehler- und Sicherheitskorrekturen zuverlässig auszuliefern. Sie können die automatische Suche jederzeit in den Einstellungen unter Updates („Check for updates automatically“) ausschalten.

Eigene Server

Wenn Sie in Flowwy eigene lokale Server einrichten (zum Beispiel für Transkription oder KI-Bereinigung), bleiben die Daten auf Ihrem Gerät. Verbindungen zu entfernten Adressen sind gesperrt, solange Sie sie nicht ausdrücklich erlauben. Erlauben Sie einen entfernten Server, gehen die Daten an den von Ihnen gewählten Anbieter; dafür ist dieser Anbieter verantwortlich, nicht Pixel & Process.

4. Flowwy Cloud (Beta)

Flowwy Cloud ist ein optionaler Dienst, der sich derzeit in einer Beta-Phase befindet. Er ist standardmäßig ausgeschaltet und funktioniert nur, wenn Sie sich anmelden. Mit Flowwy Cloud können KI-Bereinigung und Transforms auf gehosteten Modellen laufen statt auf Ihrem Gerät. Die Spracherkennung bleibt auch dann auf Ihrem Gerät; Audio wird nie übertragen.

Rechtsgrundlage für alle Verarbeitungen in diesem Abschnitt ist, soweit nicht anders angegeben, die Durchführung des Nutzungsvertrags über Flowwy Cloud (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Konto und Anmeldung

Für ein Konto speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Registrierung. Die Anmeldung erfolgt über einen Link, den wir Ihnen per E-Mail senden; er ist 15 Minuten gültig. Wenn Sie die App mit Ihrem Konto verbinden, übermittelt die App den Namen Ihres Computers (so wie er im Betriebssystem eingestellt ist), die App-Version und das Betriebssystem. Diese Angaben speichern wir als Gerät in Ihrem Konto, zusammen mit dem Zeitpunkt der Verbindung und der letzten Nutzung, damit Sie Ihre Geräte auf der Kontoseite sehen und einzeln abmelden können.

Die App erhält nach der Anmeldung Zugangsschlüssel (Tokens). Diese speichert sie nur im Schlüsselbund des Betriebssystems (macOS-Schlüsselbund bzw. Windows-Anmeldeinformationsverwaltung), nie in der lokalen Datenbank oder in Protokollen. Auf unserem Server speichern wir von Anmelde-Links, Tokens und Sitzungen nur kryptografische Prüfwerte (SHA-256-Hashes), nicht die Schlüssel selbst. Zugangsschlüssel laufen nach einer Stunde ab, Erneuerungsschlüssel nach 60 Tagen; abgelaufene Einträge löschen wir automatisch.

Kontoseiten und Cookies

Die Kontoseiten auf flowwy.dev (Anmeldung, Geräteaktivierung, Konto) setzen zwei technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie, das Sie angemeldet hält (Laufzeit 30 Tage oder bis zur Abmeldung), und ein Cookie zum Schutz vor gefälschten Formularanfragen (Laufzeit ein Tag). Rechtsgrundlage für das Speichern ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Andere Cookies setzen diese Seiten nicht.

KI-Bereinigung und Transforms

Wenn Sie Flowwy Cloud für die KI-Bereinigung, für Transforms, zum Zusammenfassen von Notizen oder für „Fragen“ (Ask) nutzen, sendet die App an unser Gateway unter api.flowwy.dev: den Text des Diktats, bei Transforms nur den ausgewählten Text, beim Zusammenfassen den Text der jeweiligen Notiz und bei „Fragen“ Ihre Frage zusammen mit den dazu passenden Ausschnitten aus Ihrem Diktatverlauf und Ihren Notizen (höchstens acht Ausschnitte). Findet die App keine passenden Ausschnitte, wird nichts gesendet. Das Gateway läuft auf unserem Cluster in Deutschland, verarbeitet den Text nur im Arbeitsspeicher für die Dauer der Anfrage und speichert ihn nicht. Protokolliert werden nur eine pseudonyme Kontokennung, die Art der Anfrage, Status, Dauer und die Anzahl der Tokens; Ihren Text protokollieren wir nie. Die Token-Anzahl pro Monat speichern wir zu Ihrem Konto, um das Nutzungskontingent zu berechnen.

Hinweis zur Beta: Während der Beta leitet das Gateway Ihre Anfragen zur Beantwortung an Modelle von Drittanbietern weiter (über eine FreeLLM-Instanz). Diese Anbieter können ihren Sitz und ihre Server außerhalb der EU haben, auch in Ländern ohne Angemessenheitsbeschluss, und können kostenlose Anfragen nach ihren eigenen Bedingungen speichern oder zum Training ihrer Modelle verwenden. Nutzen Sie für vertrauliche Inhalte deshalb die lokale KI-Bereinigung auf Ihrem Gerät. Die Übermittlung erfolgt, weil Sie Flowwy Cloud für diese Funktion ausdrücklich einschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für Übermittlungen in Drittländer, Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Vor dem Start kostenpflichtiger Tarife stellen wir auf einen Modellanbieter mit Servern in der EU um und passen diese Erklärung an.

Teams und Einladungen

Wenn Sie ein Team anlegen oder jemanden einladen, speichern wir den Teamnamen, die Mitglieder mit ihrer Rolle und die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person. An diese Adresse senden wir die Einladung. Einladungen sind sieben Tage gültig; nicht angenommene Einladungen löschen wir 30 Tage nach Ablauf.

E-Mail-Versand

Anmelde-Links, Einladungen und Hinweise zu Ihrem Konto versenden wir über den Dienst Postmark der ActiveCampaign, LLC, 1 N. Dearborn Street, 5th Floor, Chicago, IL 60602, USA. Postmark erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der E-Mail und verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter. Das Öffnen der E-Mails wird nicht verfolgt. Für die Übermittlung in die USA haben wir mit dem Anbieter Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzerklärung: https://postmarkapp.com/privacy-policy.

Zahlungen

Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abo abschließen, wickeln wir die Zahlung über Stripe ab: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; die App und unsere Server sehen sie nicht. Wir übermitteln Stripe Ihre E-Mail-Adresse, eine interne Konto- bzw. Teamkennung und den gewählten Tarif. Von Stripe erhalten wir den Status Ihres Abos (zum Beispiel aktiv, gekündigt, Zahlung fehlgeschlagen), das Laufzeitende und die Anzahl der Plätze. Stripe kann Daten an Stripe, Inc. in den USA übermitteln; Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und setzt zusätzlich Standardvertragsklauseln ein. Datenschutzerklärung: https://stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungen und Buchungsbelege müssen wir nach § 147 AO und § 257 HGB zehn Jahre aufbewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Speicherdauer, Export und Löschung

Kontodaten, Geräte, Teams und Nutzungszähler speichern wir, bis Sie Ihr Konto löschen. Auf der Kontoseite können Sie jederzeit alle Daten, die wir zu Ihrem Konto speichern, als JSON-Datei herunterladen und einzelne Geräte abmelden. Mit „Delete account“ löschen Sie Ihr Konto sofort: Wir entfernen Konto, Geräte, Sitzungen, Teammitgliedschaften, Teams, die Ihnen allein gehören, offene Anmelde-Links und Einladungen, kündigen ein laufendes Abo und löschen den zugehörigen Kundendatensatz bei Stripe. Ausgenommen sind Rechnungs- und Buchungsdaten, die Stripe und wir aufgrund der genannten gesetzlichen Pflichten aufbewahren müssen. Sicherungskopien unserer Datenbank werden nach sieben Tagen überschrieben, sodass gelöschte Daten spätestens dann auch dort entfernt sind.

Protokolle und Missbrauchsschutz

Um Missbrauch zu verhindern, begrenzt der Server die Zahl der Anfragen je IP-Adresse, E-Mail-Adresse und Konto. Die Zähler dafür liegen nur im Arbeitsspeicher und werden nicht dauerhaft gespeichert. Die Betriebsprotokolle von Flowwy Cloud enthalten keine E-Mail-Adressen, Tokens, IP-Adressen oder Texte, sondern nur pseudonyme Kennungen; sie werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren Betrieb des Dienstes und der Abwehr von Angriffen.

5. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Adresse und die Angaben aus Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage und mögliche Anschlussfragen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten). Wir löschen die Nachrichten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ohne Ihre Einwilligung geben wir diese Daten nicht weiter.

6. Empfänger und Drittländer

Personenbezogene Daten erhalten außer uns nur die oben genannten Dienstleister: Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland), Cloudflare, Inc. (DNS, USA), ActiveCampaign, LLC mit Postmark (E-Mail-Versand, USA) und Stripe Payments Europe, Ltd. (Zahlungen, Irland), außerdem während der Beta von Flowwy Cloud die Modellanbieter hinter der FreeLLM-Instanz, wenn Sie die Cloud-Funktionen nutzen. Hugging Face erhält bei Modell-Downloads Ihre Anfrage als eigenständig Verantwortlicher. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Übermittlungen in Länder außerhalb der EU und des EWR finden nur in den oben beschriebenen Fällen statt und stützen sich auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO, etwa das EU-US Data Privacy Framework), auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder, bei den Modellanbietern der Beta, auf Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Die konkreten Fristen stehen bei den einzelnen Verarbeitungen oben. Danach werden die Daten gelöscht.

8. Ihre Rechte

Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, haben Sie nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info (at) pixelandprocess.de. Für Flowwy Cloud können Sie Export und Löschung auch selbst auf der Kontoseite auslösen.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel: https://www.datenschutzzentrum.de.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, die Website, die App oder Flowwy Cloud ändern, zum Beispiel beim Wechsel des Modellanbieters nach der Beta. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Die Datenschutzerklärung für die Website der Pixel & Process UG finden Sie unter https://pixelandprocess.de/datenschutz.

Stand: 20. Oktober 2026